Vaikka teknologia on antanut yrityksille mahdollisuuden vähentää kustannuksia monilla alueilla, digitaalisen tiedon asianmukaisella säilyttämisellä on hintansa. Useimmat yritykset kuitenkin maksavat enemmän kuin tarvitsevat tietoratkaisuista, mutta saavat vähemmän suojaa kuin tarvitsevat pitääkseen tietonsa – ja liiketoimintansa – suojattuna katastrofeja vastaan.
Kuinka toiminnan jatkuvuuden puute ja katastrofipalautussuunnittelu voivat johtaa taloudelliseen katastrofiin
Liiketoiminnan jatkuvuus ja katastrofisuunnittelu ovat ehdottoman olennainen osa kaikkea liiketoimintaa, mutta monet pitävät toteutusta vähäisenä. Digitaalisella aikakaudella tietotekniikka on kriittinen toiminto jokaisessa kilpailukykyisessä liiketoiminnassa. Teknologiavetoisista yrityksistä palveluyrityksiin ja verkkokauppayrityksiin tieto on avainasemassa, joka pitää nykypäivän yritykset toiminnassa kilpailukykyisesti ja tehokkaasti.
Termit ”toiminnan jatkuvuus ja katastrofipalautussuunnittelu” viittaavat näiden kriittisten liiketoimintatoimintojen välttämättömyyteen. Yritysten omistajat ymmärtävät näiden termien tärkeyden, mutta kun he ymmärtävät, mitä näissä prosesseissa piilevät, he ymmärtävät, että liiketoiminnan jatkuvuus ja katastrofipalautussuunnitelmat eivät ole vain ”tärkeitä”, ne ovat tärkeitä.
Liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelun taloudellinen vaikutus
Hallituksen säädösten seurauksena yritysten on säilytettävä jatkuvuusasento – ymmärtävät ne sen tai eivät. Kriittisten sovellusten on oltava jatkuvasti saatavilla tai ne on voitava palauttaa nopeasti pyydettäessä. Lakien tuntemuksen tai ymmärtämisen puute ei ole puolustus. Sääntöjen noudattamatta jättäminen voi johtaa oikeudenkäynteihin, rikkomuksiin ja sakkoihin, jotka voivat heikentää liiketoimintaa.
Liiketoiminnan jatkuvuuden saavuttaminen ei ole ”aseta ja unohda” -tehtävä. Prosessi alkaa tyypillisesti BIA:lla (business impact analysis), jossa muun muassa priorisoidaan erityyppisiä tietoja. BIA määrää, mitkä tiedot tallennetaan minne ja kuinka usein ne varmuuskopioidaan.
Jos yritys suunnittelee toiminnan jatkuvuuden rakenteita itse, sen ylläpitäminen vaatii huomattavaa osaamista ja resursseja. Yrityksille, jotka eivät ole teknologiakeskeisiä tai jotka eivät halua lisätä talon IT-henkilöstön kustannuksia, on kuitenkin tarjolla käytännöllisiä ja edullisia ulkoistamisratkaisuja, joita käsittelemme myöhemmin.
Katastrofipalautussuunnittelun taloudellinen vaikutus
Garner Groupin tutkimuksen mukaan 40 prosenttia yrityksistä, jotka kärsivät katastrofaalisesta datatapahtumasta tai merkittävistä seisokeista, eivät koskaan toipu. Kaksi viidestä tällaisissa tilanteissa joutuneesta yrityksestä sulkee ovensa lopullisesti. Tämä järkyttävä tilasto paljastaa, kuinka tärkeää tiedonhallinta on yritykselle.
Vielä yllättävämpää on, että suhteellisen pieni panostus BIA:han yhdessä liiketoiminnan jatkuvuuden ja katastrofipalautussuunnittelun kanssa olisi voinut estää ongelman alun perin. BIA olisi paljastanut prosessin epäonnistumisen vaikutuksen liiketoimintaan ja toiminut havainnointiprosessina riskien välttämiseen suunnitellun suunnitelman toteuttamiseksi.
Vähennä kustannuksia tehokkaamman energiankäytön ansiosta
Kun yritys on huomioinut toiminnan jatkuvuuden ja katastrofitilanteen toipumisen suunnittelun noudattamalla BIA:ssa esitettyjä suosituksia, se on ottanut kriittisen askeleen välttääkseen mahdollisen taloudellisen tuhon. Seuraava askel on vähentää tietojen ylläpitoon liittyviä todellisia jatkuvia kustannuksia.
Tietojen tallennusjärjestelmien ylläpitoon käytetyn energian hinta on varsin merkittävä. IT-infrastruktuuri ei vain kuluta energiaa, vaan huomattava määrä energiaa käytetään järjestelmien turvallisen ilmaston ylläpitämiseen.
Paras tapa vähentää tietojärjestelmien ylläpitokustannuksia on jakaa kustannukset muiden kanssa. Tallentamalla järjestelmiä palvelinkeskukseen, kompensat ilmastoinnin kustannukset jakamalla ne muiden kanssa. Koska palvelinkeskuksen yhteissijoitus hallitsee ilmastoinnin hallintaa sekä koneiden että muiden koneiden suojelemiseksi, monet kustannukset jaetaan, jotka muuten olisivat sinun koko vastuullasi, jos koneita säilytettäisiin talossa. Energiakustannusten jakamisen lisäksi jaetaan myös inhimilliseen pääomaan liittyvät kustannukset – asiantuntijat, jotka ylläpitävät konesalin sijoittelua päivittäin.
Henkilöstökustannusten vähentäminen samalla kun nostat asiantuntemuksen rimaa
IT-osaston henkilöstö on kallista. Sen lisäksi, että työnantajien tulee työllistää erilaisia ihmisiä, joilla on erilaisia taitoja, he tarvitsevat myös jonkun johtamaan tiimiä. Pysyäkseen kilpailukykyisenä työnantajien odotetaan maksavan jatkuvan koulutuksen ja koulutuksen laskut. Eikä unohdeta järjestelmäpäivityksiä. Hyödyntämällä hallittuja IT-palveluita yritykset kuitenkin vähentävät näitä investointeja ja maksavat tilausperusteisesti vain käyttämänsä prosenttiosuuden.
Hallitut palveluntarjoajat hoitavat erilaisia tehtäviä, mukaan lukien virtuaalipalvelimen isännöinti, varmuuskopiointi, IT-infrastruktuurin hallinta ja paljon muuta. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat myös BIA-palveluita sekä kriittistä liiketoiminnan jatkuvuutta ja katastrofisuunnittelua, joita tarvitaan tietojen turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi.
Tiedonhallinnan maisema on muuttunut dramaattisesti viime vuosina – ei vain tietojen säilyttämisen, vaan asianmukaisen suojauksen tärkeyden osalta. Tietojen tallennus itsessään on tullut kriittisemmäksi kuin ennen vanhaan, jolloin pelkkä nauha-asema oli kaikki tarpeellinen. Vaihtoehdot kustannusten jakamiseen ulkoistettujen palveluntarjoajien avulla ovat kuitenkin tehneet huippuluokan tiedonhallintaratkaisujen hankkimisesta entistä helpompaa. Nykypäivän yritysten ei tarvitse olla BIA:n tai liiketoiminnan jatkuvuuden ja katastrofipalautussuunnittelun asiantuntijoita, vaan ne tarvitsevat vain kumppanin sellaisen palveluntarjoajan kanssa.
